Mit der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs, der Nutzung von Fachanwendungen, elektronischen Register mit deren Nebenakten sowie E-Mail in der öffentlichen Verwaltung ist die Einführung effektiver und arbeitsergonomisch passender elektronischer Aktenführung unumgänglich.
Durch den Einsatz von Fachverfahren ist dabei wesentlich, dass schlanke aber vorschriftsgemäße Veraktung, revisionssichere Archivierung, übergreifende und berechtigungsgesteuerte Datenablage sowie intelligente Suchmechanismen zur Verfügung gestellt werden. Hinsichtlich Arbeitsprozessen, welche bereits durch Fachverfahren abgebildet wurden, treten Anforderungen klassischer Vorgangsbearbeitung nach DOMEA oder MOREQ2 eher in den Hintergrund. Prozesse und Vorgänge, die noch nicht gestaltet sind, sollten jedoch optimiert für den rechtskonformen Umgang mit elektronischem Schriftgut entworfen und umgesetzt werden.
Eine eAkte-Lösung von Westernacher bedient folgende funktionalen Aspekte:
- revisionssichere Ablage
- Records Management mit Langzeitspeicherung
- Wissensmanagement
- Funktionalitäten zur Zusammenarbeit (Collaboration)
- Anbindung an den elektronischen Rechtsverkehr
- E-Mail-Management
- Signaturlösung bis zur vollständigen Umsetzung der Konzepte ArchiSig und ArchiSafe
- Aussonderung und Abgabe an Staats- oder Bundesarchive
- Nahtlose Integrationsfähigkeit mit Fachanwendungen, Registern und Portalen
- Umfassende Erweiterungs- und Anpassungsfähigkeit, Definition von Workflows
Über Portale können komplexe IT-Landschaften bestehend aus Fachapplikationen, Registern, Kommunikationsanwendungen, eAkten und sonstigen Komponenten an einer zentralen Stelle verbunden und zur internen und externen Kommunikation sowie als Bedienoberfläche für Standardprozesse verwendet werden.
Auf Basis der Open Source Systeme Alfresco ECM sowie Liferay Portal erstellt Westernacher im öffentlichen Sektor Anwendungen im Bereich eAkte und Portal, die auf Standards basieren, durch den Wegfall von Lizenzgebühren kostenoptimiert sind, durch neueste Technologie mit hoher Integrationsfähigkeit ausgestattet und durch den offenen Quellcode auch zukunftsfähig und damit investitionssicher sind. Die Nutzerergonomie steht bei der Realisierung dieser Systeme ebenso im Vordergrund wie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
