Sie haben die Möglichkeit, auf einfache Weise externe Dokumente in NOAH® zu integrieren und zu verwalten. Dabei können Sie die externen Dokumente jeweils einer bzw. mehreren Personen und einem oder mehreren Vorgängen und einem oder mehreren Aufträgen zuordnen. Dabei handelt es sich vorerst nur um die erste Ausbaustufe eines Dokumenten-Management-Systems (DMS), dem in Zukunft sicher noch weitere folgen werden.
Als weitere Komponente des DMS können Sie Schlagwortlisten anlegen, die es ermöglichen, externe, aber auch NOAH®-interne Dokumente, gezielt mit Schlagwörtern zu versehen und so den späteren Zugriff darauf zu erleichtern und zu beschleunigen.
Nach den in NOAH® hinterlegten Dokumenten können Sie in der Dokumentenübersicht filtern. Dazu kann zunächst alternativ ein Schlagwort, ein Auftrag, ein Vorgang oder eine Person als Filterkriterium vorgegeben werden. Die Auswahl erfolgt dabei durch Einstellung der gewünschten Option und Eintrag der entsprechenden Daten bzw. Ihrer Übernahme aus einer Übersichtsmaske nach Betätigen des entsprechenden Auswahl-Buttons. Eine umfangreiche Suchfunktion rundet den schnellen Zugriff ab.
Schlagwortlisten dienen dazu, externe und interne Dokumente gezielt mit Schlagwörtern versehen zu können, ohne dass sie dabei aber Exklusivcharakter hätten. Jedem Dokument können also auch individuelle Schlagwörter zugeordnet werden, die in keiner Schlagwortliste auftauchen. Umgekehrt bleibt die Verknüpfung zwischen einem Dokument und einem Schlagwort erhalten, selbst wenn es aus der Schlagwortliste wieder entfernt wird, aus der es ursprünglich übernommen wurde.
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