NOAH® ist in jahrelanger Entwicklung insbesondere auf die individuellen Bedürfnisse von Notaren bei der Erstellung, Bearbeitung und Verwendung ihrer Textmuster eingegangen und hat hohe Automatisierbarkeit der Urkundenerstellung und des Vollzugserreicht. Damit bietet die Notarsanwendung einen sehr leichten Einstieg zu Beginn und unterstützt die Anforderungen für die vollautomatisierte Abarbeitung für versierte Anwender.
Alle in NOAH® erzeugten Dokumente werden auf der Grundlage von im System gespeicherten Vorlagen erstellt. Diese können entweder aus einer einzelnen Musterdatei bestehen, die als ganzes abgebildet wird, oder aus einer Liste von Textbausteinen, die je nach Anwendung zu einem individuellen Dokument zusammengesetzt werden, auch Gesamtdokumente genannt.
Neben der eigentlichen Textinformation sind in der Dokumentvorlage für Urkunden spezifische Marker hinterlegt, mit denen NOAH® bei der Auswertung erkennen kann, welche Aktivitäten (s. o.) und Gebühren im Vollzug anfallen.
Wenn in einem Fall keine der im System hinterlegten Dokumentenvorlagen in Betracht kommt, besteht die Möglichkeit, ein gespeichertes Word-Dokument direkt als Vorlage zu benutzen, z. B. eine ältere Urkunde, die noch nicht in NOAH® erstellt wurde.
Mustervorlagen
Für die Erzeugung von eher standardisierten Dokumenten sind Mustervorlagen in NOAH® die erste Option. Sie bilden immer die Vorlage für ein komplettes Dokument und sind einfach zu definieren. Jedes NOAH®-Dokument kann auf Knopfdruck als Mustervorlage für eine zukünftige Verwendung übernommen werden, wobei Datenfelder erhalten bleiben. Damit sind Mustervorlagen auch für selten benötigte oder komplizierte Urkundsentwürfe geeignet.
Gesamtdokumente und Textbausteine
Der Einsatz von Textbausteinen, die in Gesamtdokumenten zusammen gefasst werden, erfordert bei der Erstkonfiguration mehr Aufwand, bietet dafür aber auch eine sehr viel höhere Flexibilität und Automatisierbarkeit. Durch die einfach zu handhabende Verknüpfung von Textbausteinen mit Bedingungen sind Gesamtdokumente ein mächtiges und äußerst flexibles Instrument zur Erstellung individueller Urkunden und Schreiben. Bei geschickter Strukturierung können mit einem einzigen Gesamtdokument eine Vielzahl unterschiedlicher Fallvariationen für einen bestimmten Urkundentyp wie z. B. Kaufvertrag Grundstück abgedeckt werden. Der Anwender, der das Gesamtdokument in einem Fall als Urkundenvorlage verwendet, benötigt keinerlei Kenntnis über seine Zusammensetzung und muss lediglich die freien Bedingungen entsprechend den aktuellen Falldaten richtig beantworten.
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