Benutzerfreundlichkeit im Fokus – ECM wird Alltag
Der Mailclient ist an vielen Arbeitsplätzen das meistgenutzte Werkzeug der täglichen Arbeit. Gleichzeitig ist E-Mail der häufigste „Transportweg“, auf dem Dokumente das zentrale Repository eines Enterprise Content Management System erreichen und verlassen. Was liegt näher, als die Nutzung von ECM-Funktionen in die Benutzeroberfläche des Mailclients zu integrieren?
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Basis-Funktionen
Die Alfresco / Outlook Integration der Westernacher Products & Services AG macht alle wesentlichen Funktionalitäten von Alfresco innerhalb der Oberfläche von Microsoft Outlook 2000, 2003, 2007 und 2010 verfügbar:
- Rechteabhängige Baumdarstellung des Alfresco Repositories
- Aufruf von Alfresco-Standardfunktionen über Kontextmenüs (Check-In, Check-Out, Kopieren, Verschieben, Löschen, etc.)
- Öffnen zur Bearbeitung via WebDAV aus der Baumansicht
- Ablage von Mails und/oder Anhängen im Alfresco Repository per Drag & Drop
- Hinzufügen von Dokumenten aus dem Alfresco Repository zu einer Mail (Link oder Dokument-Anhang) per Drag & Drop
- Konfigurierbare Suchfunktion nach Metadaten oder im Volltext-Modus
E-Mail Archivierung
Aufgrund der flexiblen Architektur und spezieller Funktionen eignet sich die Alfresco / Outlook Integration hervorragend für die regelkonforme Archivierung von E-Mails:
- Ablage von E-Mails und/oder Anhängen im Alfresco Repository
- Möglichkeit zur Eingabe von Metadaten während der Archivierung
- Ersetzen der Original E-Mail auf dem Exchange Server durch einen Link auf die archivierte Mail im Alfresco Repository (Stubbing)
- Voller Erhalt des Outlook-Regelmechanismus zur automatisierten Archivierung von Mails
- Angepasste Darstellung von Mails in der Dokument-Bibliothek von Alfresco SHARE
- Bereitstellung von Mail-Filtern (Heute, Gestern, Letzte Woche, etc.) in der Alfresco SHARE Dokument-Bibliothek
- Ablage der Mail im Original-Format zur späteren Weiterverarbeitung (Weiterleitung, etc.)
NEU: Volle Workflow-Funktionalität im Outlook-Client
- Anzeige aller aktiven Workflows und Aufgaben
- Starten von Workflows aus der Outlook-Benutzeroberfläche
- Zugriff auf die Workflow-Metadaten
- Anzeige der Workflow-Historie
