Westernacher

Outlook E-Mail-Manager for Alfresco

Mit dem Outlook E-Mail-Manager for Alfresco stellt die Westernacher Products Services AG ein leistungsfähiges und komfortabel zu bedienendes Instrument zur Verfügung, um die zentrale und strukturierte Ablage und Archivierung von E-Mails im Unternehmen sicherzustellen.

Outlook-Plugin

Die zentrale Komponente des E-Mail-Managers ist ein einfach zu installierendes Plugin für den Outlook-Client. Beliebige Verzeichnisse des zentralen Alfresco-Repositories können als Zielorte für E-Mails definiert werden und blenden sich nahtlos in die Ordneransicht von Outlook ein.

Mittels Drag & Drop kann der Anwender seine Mails in das Repository überführen und neben den automatisch extrahierten Eigenschaften der Mails auch entsprechend konfigurierte Metadaten eingeben.

Durch die Einbindung der Alfresco-Verzeichnisse in die Outlook-Ordnerstruktur können die Automatisierungsmöglichkeiten des E-Mail-Clients in vollem Umfang auf das Alfresco-Repository angewandt werden.

Strukturierte Informationsverwaltung

Die Ablage der E-Mails und ihrer Anhänge kann im Outlook-Plugin umfassend und verzeichnisspezifisch konfiguriert werden. Neben der manuellen Erfassung zusätzlicher Metadaten besteht entweder pro Verzeichnis oder pro E-Mail die Möglichkeit, den Text der Mail , nur die Anhänge oder beides abzulegen.

Im Rahmen der Speicherung der E-Mails erfolgt eine umfassende Indizierung der enthaltenen Informationen. Für die unternehmensweite Recherche stehen alle per E-Mail in das Unternehmen gelangende Informationen somit umgehend zur Verfügung.

Postfach in Alfresco

Die abgelegten Mails stehen in Alfresco in einer übersichtlichen Postfach-Ansicht zur Recherche und Verwaltung bereit. Dieses Postfach zeichnet sich durch folgende Features aus:

• Anzeige des Mail-Inhalts im Text- oder HTML-Format
• Zugriff auf die originale .msg-Datei zur Weiterverarbeitung im Outlook Mail-Client
• Übersichtliche Darstellung aller Anhänge
• Anzeige von Anhängen im Browser in mehr als 300 Dateiformaten mit dem DocViewer for Alfresco
• Umfassende Such- und Recherchefunktionen durch Verschlagwortung und Volltextindizierung
• Anbindung an Archivierungs-Lösung (mit dem ArchiveManager for Alfresco)